Angažovanje pružaoca usluge za komunikaciju i promociju trima regionalnim hakatonima

POZIV ZA DOSTAVLJANJE PONUDA (RFP)

ICT Hub angažuje eksternog realizatora koji će, u ime i za potrebe ICT Hub-a, voditi komunikaciju i promociju ciklusa od tri regionalna hakatona u okviru projekta SheSafe Online — dva uživo (Beograd, Skoplje) i jedan online — od početnog plana rada do završnog izveštaja. Ovaj RFP je formulisan tako da bude upotrebljiv i kao opis predmeta nabavke i kao osnova za evaluaciju ponuda.

Nacrt je usklađen sa projektnom logikom SheSafe Online i UN Women dokumentacijom, prema kojoj hakatoni adresiraju tehnologijom posredovano nasilje nad ženama i devojčicama (TF VAWG — sajber-uznemiravanje, deljenje intimnih sadržaja bez pristanka, deepfake, online praćenje i slične pojave), uz dosledan pristup usmeren na preživele (survivor-centred), bez senzacionalističkih, viktimizirajućih ili stigmatizirajućih elemenata; ključne poruke i tonalitet odobrava ASTRA kao stručni partner. Fokus angažmana je digitalna komunikacija ciklusa — copy, raspored objava, digitalni vizuali (post, story, banner, mejling, vizuali za javne pozive), koordinacija sa medijima i analitika — dok štampa materijala i foto/video dokumentacija nisu predmet ovog RFP-a (zasebno se ugovaraju).

Predmet angažmana je pružanje usluge planiranja, pripreme i sprovođenja digitalne komunikacije za tri regionalna hakatona, uključujući dizajn digitalnih vizuala za društvene mreže i medije, copy, raspored objava, koordinaciju sa medijima i praćenje analitike. Izabrani ponuđač biće zadužen da za sva tri događaja obezbedi sve neophodne organizacione, komunikacione i administrativne korake u domenu digitalne komunikacije, od početnog plana rada do završne dokumentacije.

Biće izabran jedan pružalac usluge koji će voditi ovu aktivnost za ceo ciklus. Ponuda mora da obuhvati ukupan traženi obim usluge, a ne samo deo aktivnosti ili samo jedan događaj.

Cilj ovog angažmana je da sva tri hakatona budu na vreme pripremljena, jasno promovisana i da okupe relevantne učesnike. Od ponuđača se očekuje da svojim radom doprinese kvalitetnom odzivu učesnika i dobroj regionalnoj zastupljenosti, u skladu sa ciljevima projekta.

• održavanje početnog sastanka sa ICT Hub-om i usaglašavanje plana rada za sva tri hakatona;
• izrada kalendara aktivnosti i rokova, uz redovno praćenje statusa;
• redovna koordinacija sa ICT Hub-om i ASTRA-om tokom trajanja angažmana.

• priprema i sprovođenje plana promocije za sva tri hakatona;
• izrada tekstova (copy) za pozive, objave na društvenim mrežama i medijima, prijavnih formi, mejling sekvenci i FAQ-a;
• kreiranje digitalnih vizuala — set za društvene mreže (post, story, banner, profilni/cover), mejling i medijske objave, animirani formati po potrebi;
• objavljivanje i koordinacija komunikacije kroz kanale ICT Hub-a, partnera i regionalnih mreža, uz moderaciju komentara i koordinaciju sa medijima;
• upravljanje prijavama i podrška u selekciji učesnika i formiranju timova u saradnji sa ICT Hub-om i ASTRA-om.

• koordinacija komunikacije sa učesnicima, mentorima i žirijem pre svakog događaja;
• priprema operativnih planova, agenda i check-lista, uz podršku oko registracije i tehničke spremnosti događaja;
• vođenje evidencije o učešću i osnovnim rezultatima svakog događaja.

• izveštavanje nakon svakog hakatona i objedinjeni završni izveštaj za ceo ciklus, sa pratecom dokumentacijom (spiskovi učesnika, promociona analitika);
• uredna predaja svih materijala ICT Hub-u.

• početni plan rada za sva tri hakatona;
• plan digitalne komunikacije i objava za ceo ciklus;
• paket digitalnih vizuala po događaju;
• objavljene kampanje i koordinacija sa medijima po događaju (sa evidencijom objava i medijskih plasmana);
• uredna evidencija prijava;
• kratki izveštaj nakon svakog hakatona sa analitikom digitalne komunikacije;
• završni objedinjeni izveštaj sa pregledom rezultata, kumulativnom analitikom i preporukama;

Jezik komunikacije i materijala usaglašava se sa ICT Hub-om.

Pravo prijave imaju svi zainteresovani ponuđači koji imaju iskustvo u organizaciji događaja, promociji, vođenju prijava i koordinaciji sa partnerima i učesnicima. Prednost imaju ponuđači sa iskustvom u radu na hakatonima, projektima regionalne saradnje i poslovima koji traže uredno izveštavanje i dokumentaciju.

• kratak opis ponuđača i relevantnog iskustva;
• sastav tima sa kratkim biografijama ključnih članova i njihovim ulogama u angažmanu;
• predlog pristupa radu i organizaciji aktivnosti za sva tri hakatona sa finansijskom ponudom;
• izjava o prihvatanju pravila o autorskim pravima, poverljivosti i vidljivosti;
• popunjen i potpisan obrazac Legal Entity Form (LEF) — u prilogu ovog poziva;
• popunjen i potpisan obrazac Financial Identification Form (FIF) — u prilogu ovog poziva.

• ponuđač mora da poštuje sva pravila o saglasnosti za korišćenje materijala i podataka učesnika u digitalnoj komunikaciji;
• nije dozvoljeno deljenje ili objavljivanje materijala, podataka prijavljenih učesnika ili nezvaničnih informacija van projekta bez pisane saglasnosti ICT Hub-a;
• svi vizuali, tekstovi i objave moraju da budu u skladu sa pravilima vidljivosti projekta i donatora;
• zbog osetljivosti teme (TF VAWG) mora se voditi računa o privatnosti, bezbednosti i dostojanstvu osoba koje se pojavljuju ili pominju u materijalima, uz dosledno poštovanje pristupa usmerenog na preživele (survivor-centred);
• ako se u izradi vizuala ili tekstova koriste AI alati, nije dozvoljeno unošenje osetljivih ili ličnih podataka u javno dostupne alate.

• pravovremeno dostavljanje brief-a, prioriteta i osnovnih informacija o aktivnostima i događajima;
• odobravanje draft verzija vizuala, tekstova i plana objava i dostavljanje objedinjene povratne informacije;
• koordinacija sa ASTRA-om u pogledu odobrenja ključnih poruka i tonaliteta;
• olakšavanje pristupa kanalima ICT Hub-a, mrežama partnera i kontakt osobama kada je to potrebno za realizaciju.

• svi finalni materijali nastali tokom angažmana (vizuali, tekstovi, planovi, izveštaji) predaju se ICT Hub-u u obimu definisanom ugovorom;
• ponuđač je odgovoran da sva muzika, grafika, fontovi, ilustracije ili stock elementi korišćeni u digitalnim vizualima i pratećim materijalima imaju odgovarajuće licence;
• editabilni (izvorni) fajlovi vizuala, kao i finalni izvozni formati za društvene mreže i mejling, predaju se ICT Hub-u zajedno sa finalnom isporukom;
• svi saradnici ponuđača dužni su da čuvaju poverljivost neobjavljenih informacija, podataka učesnika i materijala.

Izbor ponuđača vršiće se na osnovu kvaliteta predloženog plana rada i pristupa angažmanu i finansijske ponude. Biće razmatrane samo blagovremene i potpune ponude koje ispunjavaju uslove iz ovog RFP-a. Izbor se vrši po principu najpovoljnije ponude, a ne isključivo najniže cene.

• Kriterijumi za bodovanje (ukupno 100 bodova):
• kvalitet predloženog plana rada i pristupa angažmanu (jasnoća metodologije, pokrivenost ukupnog obima — planiranje i koordinacija, promocija i digitalna komunikacija) – 40 bodova;
• relevantno iskustvo ponuđača i tima (prethodni rad na sličnim kampanjama, hakatonima i projektima regionalne saradnje) – 20 bodova;
• kvalitet portfolija i prethodnih radova (primeri digitalnih vizuala, kampanja na društvenim mrežama i drugih relevantnih isporuka) – 10 bodova;
• finansijska ponuda i vrednost za novac – 30 bodova.

Napomena: ICT Hub zadržava pravo da od ponuđača zatraži dodatna pojašnjenja ponude, kao i da pri izboru uzme u obzir ukupan kvalitet i izvodljivost predloženog pristupa.

• rok za dostavljanje ponuda: 12.06.2026. do 12:00 časova po lokalnom vremenu
• način dostavljanja: elektronskom poštom na marko.ljubenovic@icthub.rs, sa naslovom poruke „Ponuda — SheSafe Online: komunikacija i promocija hakatona“; alternativno, fizičkom predajom na adresu ICT Hub, Kralja Milana 10, 11000 Beograd, u zatvorenoj koverti sa istom naznakom;
• kontakt za pitanja: marko.ljubenovic@icthub.rs
• očekivani početak angažmana: nakon potpisivanja ugovora;
• period važenja ponude: najmanje 60 kalendarskih dana od isteka roka za dostavljanje ponuda;
• obavezni prilozi: popunjeni i potpisani obrasci Legal Entity Form (LEF) i Financial Identification Form (FIF), koji su dostupni za preuzimanje u prilogu ovog poziva.

ICT Hub zadržava pravo da, pre zaključenja ugovora, dodatno usaglasi raspored aktivnosti, broj i obim isporuka, prioritete objave, pravila vidljivosti i način upravljanja pravima nad rezultatima. Tema hakatona, ključne poruke i kriterijumi ostaju u nadležnosti ICT Hub-a i ASTRA-e, a svi materijali i komunikacija moraju biti prethodno usaglašeni sa ICT Hub-om. Od ponuđača se očekuje proaktivan, odgovoran i dobro strukturiran pristup koji povezuje pouzdanu organizacionu koordinaciju, doslednu digitalnu komunikaciju i kvalitetan dizajn vizuala.